Startnotitie

Informatie aan de leden van:

-- Begrafenisvereniging "De Lêste Eare" Bitgum,

-- Begrafenisvereniging "De Laatste Eer" Bitgummole

-- "Útfeartferiening Ingelum"

Onderwerp: Fusietraject verenigingen Bitgum, Bitgummole en Ingelum

Aanleiding

Tijdens HET BESTUURLIJK overleg van de drie verenigingen GEZAMENLIJK

op 8 november 2011 is unaniem de wens uitgesproken dat onderzoek moet worden gedaan naar een MOGELIJKE fusie tussen de drie uitvaartverenigingen in onze dorpen Bitgum, Bitgummole en Ingelum.

Waarom fusie

Er zijn een aantal aandachtspunten en ontwikkelingen waarvan de drie besturen van mening zijn dat aan nauwe samenwerking, dus FUSIE niet valt te ontkomen.

Deze ontwikkelingen, soms in de vorm van een aantal bedreigingen (TERUGLOOP AANTAL LEDEN EN DRAGERS, bieden ook weer kansen. Kansen in het meer leveren van service en kwaliteit en met daarbij de zelfde vertrouwde dienstverlening en "dicht bij huis".

VISIE

• • HET SAMENVOEGEN VAN DE 3 VERENIGINGEN ZAL LEIDEN TOT EEN EFFICTIEVER BELEID EN AANSTURING, WAARDOOR MEER TIJD EN RUIMTE ONTSTAAT VOOR HET ONTWIKKELEN EN ONTPLOOIEN VAN NIEUWE ACTIVITEITEITEN TEN BEHOEVE VAN HET BESTAANSRECHT VAN DE VERENIGING

MISSIE

• • EEN MAATSCHAPPELIJK ACTIEVE VERENIGING LEIDT TOT BETROKKENHEID EN ZICHTBAARHEID VOOR LEDEN ÉN NIET LEDEN.

DOELSTELLING

• • HET SAMENVOEGEN VAN DE 3 VERENIGINGEN ZAL MOETEN LEIDEN TOT EFFICIENTER, EFFECTIEVER EN ACTIEVER BELEID EN AANSTURING

  • HET SAMENVOEGEN VAN DE 3 VERENIGINGEN ZAL MOETEN LEIDEN TOT EEN TOENAME VAN HET AANTAL LEDEN

  • HET SAMENVOEGEN VAN DE 3 VERENIGINGEN ZAL MOETEN LEIDEN TOT BEHOUD VAN EEN 'EIGEN' VERENIGING MET DORPSKARAKTER

UITGANGSPUNTEN HIERBIJ ZIJN:

• • CONTRIBUTIE ALS OOK DE LEDENKORTING VOOR DE LEDEN BLIJFT TEN MINIMALE GELIJK AAN DE HUIDIGE TARIEFSTELLING

  • BEHOUD HUIDIGE GEBRUIKEN EN IDENTITEIT AFZONDERLIJKE DORPEN

Welke ontwikkelingen worden door ons herkend?

• • Toenemende concurrentie van de commerciële dienstverleners als bijvoorbeeld Yarden en Monuta. Deze aanbieders bieden een totaalpakket aan dienstverlening tegen een commercieel tarief.

  • In de toekomst zijn minder vrijwilligers beschikbaar voor bestuursfuncties en dragers.

  • Toelichting: Een aantal huidige bestuursleden van de drie verenigingen hebben al te kennen gegeven te willen stoppen op korte en wat langere termijn.

  • Voor aanvulling van vrijwilligers is een actief vrijwilligersbeleid noodzakelijk.

  • Ontwikkelingen nieuwe media. Denk hierbij aan "social media" en internet.

  • De jonge generatie is gewend om veel informatie op deze wijze tot zich te nemen.

  • Om hier een antwoord op te geven is een bepaalde schaalgrootte noodzakelijk.

  • Vergrijzing en krimp is ook een punt wat de nodige aandacht moet krijgen. Verwacht wordt dat onze dorpen de komende jaren te maken krijgen met krimp, vergrijzing en dus minder inwoners. Om dit tij deels te keren is een actieve ledenwerving nodig, die aansluit bij de wensen en verwachtingspatronen bij/van met name jongeren.

  • Toename administratieve taken. De regelgeving, ook vanuit de overheid, neemt toe en creëert extra handelingen. Tevens is de huidige financiële verslaglegging bij drie afzonderlijke verenigingen te versnipperd en tijdrovend. Bundeling van krachten betekent efficiëntere werkmethoden en er kan gebruik kan worden gemaakt van professionele softwarepakket(en).

  • Individualisering van de maatschappij en daaraan ook gekoppeld meer individuele wensen vanuit onze leden. Om aan deze ontwikkelingen te kunnen voldoen is bundeling van krachten noodzakelijk.

Wat doen we al samen

De laatste jaren werken onze verenigingen op onderdelen tot volle tevredenheid samen.

Ook is er regelmatig contact en worden afspraken gemaakt.

Om er enkele te noemen:

• • Uitwisseling kleding

  • Uitwisseling bode en dragers

  • Gezamenlijk overleg besturen minimaal twee keer per jaar

  • Gezamenlijk overleg met bode en dragers

  • Gezamenlijke inkoop van dienstverlening (vervoer)

Wat zijn de voordelen van een fusie

Bundeling van krachten levert o.a. voordelen op in materiële zin, bestuursefficiëntie en in het delen van kennis .

Enkele voorbeelden zijn :

• • Gezamenlijk voeren van de ledenadministratie

  • Gezamenlijk voeren van de financiële administratie

  • Gezamenlijke inkoop van kleding, materialen en diensten (resultaat hiervan is het bedingen van betere inkoopvoorwaarden)

  • Besparing licentiekosten softwarepakketten; geen drie maar één pakket

  • Efficiency te behalen in de te maken kosten (o.a. kantoor- vergaderkosten)

  • Meer aandacht voor kwaliteit, marketing, ledenwerving, imago

  • Beter in kunnen spelen op nieuwe media, waaronder een eigen website

  • Delen van kennis van de huidige besturen

Planning van het traject:

Wij zijn van mening dat het traject van onderzoek zeer zorgvuldig moet plaatsvinden met volledige openheid en transparantie naar onze leden.

De ledenvergaderingen in de maand maart hebben de volgende doelen:

1e Informatie verstrekken

2e Discussie en vragen beantwoorden

3e Maken van afspraken vervolgtraject

Maart 2012 -- Presentatie fusienotitie en de leden de mogelijkheid geven van reactie / discussie.

19 maart 2012 ledenvergadering "De Lêste Eare" Bitgum

19 maart 2012 ledenvergadering "De Laatste Eer" Bitgummole

26 maart 2012 ledenvergadering "Útfeartferiening Ingelum"

Zomer 2012 -- Benutten voor het inventariseren van actiepunten en maken van de definitieve fusie -notitie

Oktober 2012 -- Extra ledenvergadering met presentatie van het fusie model

Januari 2013 -- Start nieuwe vereniging

Namens de bestuursleden van de verenigingen:

Frans Dijkstra,  René van der Weide, Fred Mulder

voorzitter "De Lêste Eare" Bitgum "De Laatste Eer" Bitgummole "Útfeartferiening Ingelum"

Datum: 22 februari 2012